Администрация Лежневского муниципального района Ивановской области | Административный регламент Администрации Лежневского муниципального района "О внесении изменений в Административный регламент архивного отдела Администрации Лежневского муниципального района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов, связанных с предоставлением архивных документов»"

Административный регламент Администрации Лежневского муниципального района "О внесении изменений в Административный регламент архивного отдела Администрации Лежневского муниципального района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов, связанных с предоставлением архивных документов»"

477 от 29.07.2014

Телефон:	8(49357) 2-12-04
Бухгалтерия:	8(49357) 2-18-95
Факс:	8(49357) 2-18-95

АДМИНИСТРАЦИЯ ЛЕЖНЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

О внесении изменений в Административный регламент архивного отдела Администрации Лежневского муниципального района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов, связанных с предоставлением архивных документов»

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 07.05.2012 № 601 «Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления», в исполнении протокола заседания подкомиссии по повышению качества и доступности предоставления государственных услуг в Ивановской области от 07.05.2013 № ПК-3-89 Администрация Лежневского муниципального района постановляет:

1. Внести изменения в Административный регламент архивного отдела Администрации Лежневского муниципального района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов, связанных с предоставлением архивных документов», утвержденный Постановлением Администрации Лежневского муниципального района Ивановской области от 06.06.2011 г № 235.

1.1. Подпункт 2.10. в части регламента «Максимальный срок ожидания в очереди при обращении о предоставлении муниципальной услуги - 30 минут» заменить подпунктом «Максимальный срок ожидания в очереди при обращении о предоставлении муниципальной услуги - 15 минут».

1.2. В подпункте 2.15 в части регламента слова «не может превышать 30 минут» заменить словами «не может превышать 15 минут».

2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на начальника архивного отдела Администрации Лежневского муниципального района (Исакова Л.А.)

Лежневского муниципального района О.С.Кузьмичева

Административный регламент архивного отдела Администрации Лежневского муниципального района Ивановской области по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов, связанных с предоставлением архивных документов»

1.1 Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Исполнение запросов, связанных с предоставлением архивных документов» (далее – Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц, содержит стандарт предоставлении муниципальной услуги, сроки, последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации Лежневского муниципального района Ивановской области при осуществлении предоставления муниципальной услуги, формы контроля за его исполнением, ответственность специалистов при предоставлении услуги, досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, представляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих.

1.2.Право на получение муниципальной услуги в соответствии с настоящим Административным регламентом имеют:

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти Ивановской области;

законодательные органы государственной власти Ивановской области;

исполнительные органы государственной власти Ивановской области;

органы местного самоуправления Ивановской области;

федеральные, государственные, муниципальные, иных форм собственности учреждения, организации, предприятия;

иностранные граждане (в установленном законодательством порядке):

От имени заявителя с заявлением о предоставлении муниципальной услуги может обратиться представитель заявителя (далее-заявитель), который представляет документ, удостоверяющий его личность, представляет (прилагает к заявлению) переданный ему заявителем документ, подтверждающий его полномочия на обращение с заявлением о предоставлении муниципальной услуги (подлинник или нотариально заверенную копию)

1.3. Настоящий регламент устанавливает требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги.

Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом администрации Лежневского муниципального района Ивановской области (далее-отдел) в лице начальника архивного отдела, ведущего специалиста.

Местонахождение архивного отдела Администрации Лежневского муниципального района и его почтовый адрес 155120,Ивановская область, Лежневский район, ул.Октябрьская, дом 32

Сайт Администрации Лежневского муниципального района: http://www.lezhnevo.ru/

Телефон архивного отдела администрации Лежневского муниципального района

Заявители могут получить информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги:

* на официальном сайте Администрации Лежневского муниципального района

По телефону должностные лица архивного отдела обязаны дать исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов граждан.

По письменным обращениям ответ направляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения, по почте в адрес заявителя.

Личный прием граждан осуществляется начальником архивного отдела, ведущим специалистом по адресу Ивановская область Лежневский район п.Лежнево, ул. Октябрьская ,дом 32 по рабочим дням среда-четверг с 9,00 до 12.00 час. тел 8.-49357-2-16-33.

Информация о правилах предоставления муниципальной услуги размещается на официальном сайте Администрации Лежневского муниципального района: http://www.lezhnevo.ru/.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги, порядок исполнения которой определяется настоящим административным регламентом: «Исполнение запросов, связанных с предоставлением архивных документов» (далее по тексту - муниципальная услуга).

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу: архивный отдел Администрации Лежневского муниципального района Ивановской области (далее по тексту - отдел).

Место нахождения и почтовый адрес отдела: ул. Октябрьская, д. 32, п. Лежнево, Ивановская область 155120, телефоны: 8 (357) 2-16-33.

2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является предоставление архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма, тематической подборки копий архивных документов:

архивная справка – документ отдела, составленный на бланке, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная выписка – документ отдела, составленный на бланке, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

информационное письмо-письмо, составленное на бланке Администрации Лежневского муниципального района Ивановской области по запросу получателя муниципальной услуги, содержащее информацию о хранящихся в архивном отделе Администрации Лежневского муниципального района Ивановской области;

тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или частей по определенной теме, подготовленный комплектом по запросу получателя муниципальной услуги.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 дней.

Условия и сроки выполнения отдельных административных процедур представлены в соответствующих разделах настоящего административного регламента.

Муниципальная услуга может быть предоставлена непосредственно на личном приеме у специалиста отдела, в письменном виде посредством почтовой, электронной связи.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993)

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485 -1 «О государственной тайне»

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»

Федеральный закон от 06.10.2003 № 131 -ФЗ « Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Указ Президента РФ от 06.03.1997 №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»:

Закон Ивановской области от 01.03.2006 г № 18-ОЗ «Об архивном деле в Ивановской области»

Устав муниципального образования «Лежневский муниципальный район»

Постановление главы Лежневского муниципального района Ивановской области от 26.04.2006 № 356 «Об утверждении положения архивного отдела Администрации Лежневского муниципального района»

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. №19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

2.6. Муниципальная услуга предоставляется на основании письменного заявления по форме (приложение №1,№2) в архивный отдел.

-наименование юридического лица на бланке организации;

-интересующая заявителя тема, вопрос, событие, факт и хронологические рамки запрашиваемой информации;

-форма получения заявителем информации (информационное письмо, архивная справка, архивные копии, архивная выписка);

-личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

2.7. Перечня оснований для отказа в приеме документов необходимых для предоставления муниципальной услуги в архивном отделе нет.

2.8. Основанием для отказа в приеме и рассмотрении обращения гражданина о предоставлении муниципальной услуги является:

-несоответствие обращения требованиям, указанным в п. 2.6 регламента (при письменном обращении заявителя или его уполномоченного лица).

-отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы;

-отсутствие у Заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и\или конфиденциальную информацию;

-запросы, не позволяющие идентифицировать автора: не содержащие наименование юридического лица; фамилии, имени, отчества физического лица; почтового и\или электронного адреса Заявителя;

-запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания;

-запросы, исполнение которых входит в компетенцию других государственных органов и организаций.

2.9.Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом администрации Лежневского муниципального района Ивановской области бесплатно. Запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту (тематические запросы) государственного органа или органа местного самоуправления муниципального образования Лежневского района, связанные с исполнением ими своих полномочий и функций, исполняются архивным отделом в первоочередном порядке.

2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при обращении о предоставлении муниципальной услуги - 30 минут.

2.11. Письменные обращения заявителей о предоставлении муниципальной услуги, поступившие в отдел до 15.00, регистрируются в день их поступления, поступившие после 15.00 - на следующий рабочий день.

2.12. Требования к местам предоставления услуги

Прием заявителей для предоставления муниципальной услуги осуществляется начальником, ведущим специалистом отдела согласно графику приема граждан, указанному в п. 2.12 настоящего административного регламента, в кабинете N 40.

Требования к удобству и комфорту мест предоставления муниципальной услуги.

В кабинете оборудуется рабочее место должностного лица, ответственного за запросы, связанные с предоставлением документальной информации и состоит из комплекта мебели, компьютера в сборе, стульев (кресел), образцов документов, расходных материалов и канцтоваров в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.

Места для ожидания заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуется:

-системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), без исправлений. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены.

2.13. Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги, принятие заявлений осуществляется начальником, ведущим специалистом отдела, на которых возложены соответствующие функции.

2.13. Информирование заявителей о процедуре предоставления муниципальной услуги может осуществляться в устной (на личном приеме и по телефону) и письменной формах.

2.14.На сайте Администрации Лежневского муниципального района:http //www,lezhnevo,

2.15. По телефону предоставляется следующая информация:

о действующих законах, нормативных и правовых документах архивного дела.

Ответ на телефонный звонок должен также содержать: наименование соответствующего структурного подразделения, фамилию, имя, отчество и должность лица, принявшего телефонный звонок.

Сотрудник, осуществляющий устное информирование, принимает все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением, при необходимости, других сотрудников. Время ожидания Заявителя при личном обращении не может превышать 30 минут. Устное информирование каждого Заявителя сотрудник осуществляет не более 10 минут. При ответе на обращение по телефону сотрудник, осуществляющий прием и информирование, сняв трубку, называет фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование организации. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить Заявителю обратиться за необходимой информацией в письменном виде.

2.16. Ответы на письменные обращения направляются почтой, в том числе в электронной форме в адрес заявителя, в течение 10 рабочих дней со дня поступления обращения Заявителя. Ответ на обращение Заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя. Ответ подписывается руководителем аппарата Администрации Лежневского муниципального района и начальником архивного отдела. В случаях, если вопрос требует дополнительной проработки, начальник отдела может принять решение о продлении срока рассмотрения вопроса и подготовки ответа в соответствии с действующим законодательством.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения

административных процедур, требования к порядку

их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:

1)прием и регистрация документов заявителя (заявления);

3)уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений для исполнения заявления;

4)направление непрофильных заявлений на исполнение по принадлежности и (или) заявителю;

6)оформление ответа, выдача или отправка ответов архивных документов заявителям;

Прием и регистрация документов заявителя

Поступившие в отдел письменные запросы (заявления) регистрируются, непрофильные пересылаются в соответствующий государственный или муниципальный архив в установленном порядке

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

Начальник архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом профессиональных навыков и имеющегося в отделе научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется

1)степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

2) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса

3) возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

4) место нахождения, адрес конкретного органа, организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.

Срок исполнения данной административной процедуры -10 дней

Направление запросов на исполнение по принадлежности в органы и организации

Непрофильные запросы в течение 7 дней со дня регистрации направляются по принадлежности с извещением в письменном виде:

1)в государственные или муниципальные архивы;

2) в другие организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запроса;

3) в случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, отдел направляет в соответствующие организации копии запроса, с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.

Подготовка, оформление и направление ответов гражданам

Исполнение заявления осуществляется начальником архивного отдела или ведущим специалистом по документам, находящимся на хранении в отделе.

Ответ заявителю подписывается должностными лицами, заверяется гербовой печатью Администрации Лежневского муниципального района

Отрицательный ответ на заявление или сопроводительное письмо могут быть подписаны только начальником архивного отдела без проставления печати.

При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке Администрации Лежневского муниципального района. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможность выдать истребуемый документ или справку.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, включая и ответы об отсутствии запрашиваемых сведений высылаются архивным отделом по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей.

В случае исполнения запроса несколькими органами, организациями все полученные от органов и организаций архивные справки, архивные выписки и архивные копии либо ответы об отсутствии запрашиваемых сведений с сопроводительными письмами направляются непосредственно в адрес заявителя.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии при личном обращении в муниципальный архив могут быть выданы заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, для третьих лиц-доверенности, оформленной в установленном порядке.

Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

4.1. Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными лицами отдела последовательности действий, определенных настоящим административным регламентом, осуществляется начальником отдела.

4.2. Работники отдела, принимающие участие в предоставлении муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема документов, предоставляемых заявителями, за полноту, грамотность и доступность проведенного консультирования, за правильность выполнения процедур, установленных настоящим административным регламентом.

4.3. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений порядка регистрации и рассмотрения заявлений и документов.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы отдела) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению Заявителя.

Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.4. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений

и действий (бездействия) органа, предоставляющего

муниципальную услугу, а также должностных лиц

5.1Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством. Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:

-фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя-фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);

-полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

-почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы либо их копии.

-по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу, поставленных в жалобе вопросов.

5.3. Гражданин может обратиться с жалобой на действие (бездействие) или решение, принятое сотрудником отдела при предоставлении муниципальной услуги, устно либо письменно на имя Главы Администрации Лежневского муниципального района, а так же:

курирующего работу отдела руководителя аппарата Администрации Лежневского муниципального района.

При обращении с устной жалобой ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, осуществляемого Главой Администрации Лежневского муниципального района или курирующим отдел Руководителем аппарата Администрации Лежневского муниципального района. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов

Обращение к Главе Администрации Лежневского муниципального района может быть осуществлено:

в письменном виде по адресу: 155120, Ивановская область, п.Лежнево , ул. Октябрьская,д.32

Обращение к руководителю аппарата Администрации Лежневского муниципального района, курирующему работу отдела может быть осуществлено:

в письменном виде по адресу: 155120, Ивановская область, п. Лежнево , ул. Октябрьская,д.32;

на личном приеме, в соответствии с графиком.

Письменное обращение должно быть написано разборчивым почерком, не содержать нецензурных выражений.

Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

. Письменное обращение должно быть рассмотрено в течение 30 дней с момента его регистрации. В исключительных случаях Глава Администрации Лежневского муниципального района либо Руководитель аппарата Администрации Лежневского муниципального района вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения Заявителя, направившего обращение.

В случае, если в письменном обращении Заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с Заявителем по данному вопросу при условии, что указанное и предыдущие обращения направлялись в отдел. Заявитель, направивший обращение, уведомляется о данном решении.

Если в результате рассмотрения обращения, изложенные в нем обстоятельства признаны подтвержденными, а жалоба на действие (бездействие) или решение, принятое ответственным сотрудником отдела, обоснованной, то в отношении такого сотрудника принимается решение о применении к нему меры ответственности, предусмотренной действующим законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в обращениях вопросов.

Если в ходе рассмотрения обращение признано необоснованным, гражданину направляется сообщение о результате рассмотрения обращения с указанием причин, почему оно признано необоснованным.

Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) служащих архивного отдела нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

к административному регламенту по предоставлению

запросов связанных с предоставлением архивных документов

Для наведения архивной справки по документам_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

архивного отдела Администрации Лежневского муниципального района

по предоставлению муниципальной услуги исполнения

для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам архивного отдела администрации Лежневского муниципального района Ивановской области

Фамилия,имя,отчество лица,запрашивающего информацию,данные паспорта(серия,номер,кем выдан,дата выдачи)доверенность
Фамилия,имя,отчество,год рождения лица,о котором запрашивается информация(указать все случаи изменения фамилии,имени,отчества)
На чье имя выписывать архивную информацию
Тема запроса (нужное подчеркнуть) и хронологические рамки запрашиваемой информации: 1.Жилье(выделение,дарение,наследование,купля-продажа,обмен,приватизация,постановка на очередь) 2Ввод обьекта в эксплуатацию. 3.Отвод земельных участков 4.Переименование улиц,номеров домов 5.Другая тема(указать какая)
Для какой цели запрашивается архивная информация
Адрес,по которому направить справку,телефон(домашний,рабочий,сотовый)